Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 18 april 2026
1. Inleiding
SmartSave hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert uw privacy. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verwerken, hoelang wij ze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten u heeft.
Dit beleid is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door SmartSave in het kader van onze website, onze dienstverlening en onze commerciele relaties.
Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische privacywetgeving.
2. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:
SmartSave BV
Sint-Hubertstraat 87
9800 Deinze, Belgie
Ondernemingsnummer: 1015.497.948
BTW: BE 1015.497.948
E-mail: info@smart-save.be
Telefoon: +32 (0) 472 802 675
Voor alle vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kan u ons contacteren via info@smart-save.be.
3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
SmartSave verzamelt en verwerkt verschillende categorieen persoonsgegevens, afhankelijk van uw interactie met ons:
3.1 Gegevens via ons contactformulier of offerte-aanvraag
- Naam en voornaam
- Bedrijfsnaam (indien van toepassing)
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Adres van de geplande installatie
- Informatie over uw project (type gebouw, energiebehoefte, enz.)
- Vrije inhoud van uw bericht
3.2 Gegevens voor klantenbeheer en facturatie
- Identificatie- en contactgegevens (naam, adres, e-mail, telefoon)
- Ondernemingsnummer en BTW-nummer (voor professionele klanten)
- Bankrekeningnummer
- Factuur- en betalingsgegevens
- Contractuele correspondentie
3.3 Gegevens voor de nieuwsbrief en marketing
- E-mailadres
- Naam en voornaam
- Interactiegegevens (geopend, aangeklikt, afgemeld)
3.4 Installatie- en verbruiksgegevens
In het kader van de installatie en opvolging van BESS-systemen (batterijopslagsystemen) verwerken wij ook:
- Technische gegevens van de installatie (type systeem, capaciteit, configuratie)
- Verbruiksgegevens van elektriciteit (historisch en actueel verbruik)
- Productiegegevens (indien gekoppeld aan zonnepanelen)
- Operationele data van het BESS-systeem (laad- en ontlaadcycli, prestaties, eventuele storingsmeldingen)
- Locatiegegevens van de installatie
Deze gegevens zijn nodig om onze dienstverlening correct uit te voeren, de installatie te dimensioneren, onderhoud uit te voeren en storingen op te volgen.
3.5 Gegevens via cookies en analyse-tools
Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen wij gegevens via cookies en vergelijkbare technologieen, waaronder:
- IP-adres en apparaatgegevens
- Browsertype en taalinstellingen
- Bezochte pagina's en interactiegedrag
- Referrer (de website vanwaar u bent gekomen)
Meer details hierover vindt u in artikel 8 (Cookies).
4. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden:
| Doeleinde | Rechtsgrond |
|---|---|
| Beantwoorden van contactaanvragen en opstellen van offertes | Precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG) |
| Uitvoeren van de overeenkomst (levering, installatie, onderhoud) | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) |
| Facturatie, boekhouding en betalingsopvolging | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) |
| Klantenbeheer en klantcommunicatie | Uitvoering overeenkomst en gerechtvaardigd belang (art. 6.1.b en 6.1.f AVG) |
| Verzenden van nieuwsbrieven en commerciele communicatie | Toestemming (art. 6.1.a AVG) of zachte opt-in voor bestaande klanten (art. 6.1.f AVG) |
| Monitoring en optimalisatie van BESS-systemen | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) |
| Analyse van websitegebruik en verbetering van diensten | Toestemming voor niet-essentiele cookies (art. 6.1.a AVG) |
| Naleving van wettelijke verplichtingen | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) |
| Verdediging in geval van geschillen | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) |
5. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
SmartSave verkoopt uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij delen uw gegevens enkel met de volgende categorieen ontvangers, en uitsluitend voor zover nodig:
- Onze medewerkers en aangestelden, gebonden door confidentialiteit;
- Verbonden ondernemingen binnen onze groep, meer bepaald Immodocs CommV (ondernemingsnummer 0798.146.088, BTW BE 0798.146.088), waarmee wij persoonsgegevens kunnen uitwisselen in het kader van administratieve ondersteuning, gemeenschappelijke IT-infrastructuur, centraal klantenbeheer en intern beheer. Deze uitwisseling gebeurt op basis van het gerechtvaardigd belang van efficiente groepswerking (art. 6.1.f AVG, overweging 48);
- Gecertificeerde installateurs en onderaannemers die instaan voor de installatie of het onderhoud;
- IT- en softwareleveranciers (hosting, CRM, boekhoudsoftware, e-mailplatformen);
- Leveranciers en fabrikanten van BESS-apparatuur, voor garantieafhandeling en technische ondersteuning;
- Boekhouders, accountants en juridische adviseurs;
- Banken en betalingsdienstaanbieders;
- Marketing- en analyse-partners (bv. Google, Meta), voor zover u daarvoor toestemming heeft gegeven;
- Overheidsinstanties, indien wettelijk verplicht (bv. fiscale administratie, netbeheerder in het kader van premies of aansluitingsvoorwaarden).
Met alle externe verwerkers die persoonsgegevens in onze naam verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst conform art. 28 AVG.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
Sommige van onze dienstverleners zijn gevestigd in landen buiten de Europese Economische Ruimte, waaronder de Verenigde Staten (bv. Google, Meta).
Wanneer wij persoonsgegevens doorgeven aan dienstverleners buiten de EER, zorgen wij ervoor dat dit gebeurt met passende waarborgen, zoals:
- een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (bv. het EU-US Data Privacy Framework);
- standaardcontractbepalingen (SCC's) goedgekeurd door de Europese Commissie;
- aanvullende technische en organisatorische maatregelen waar nodig.
U kan steeds een kopie van deze waarborgen opvragen via info@smart-save.be.
7. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, of zolang de wet ons dat verplicht:
| Categorie gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Contactformulier / offerte-aanvraag (zonder opvolging) | Maximaal 2 jaar |
| Klantgegevens (tijdens contract) | Duur van de overeenkomst |
| Klantgegevens (na einde contract) | 10 jaar na beeindiging (10-jarige aansprakelijkheid installatiewerken) |
| Facturatie- en boekhoudkundige gegevens | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht) |
| Installatie- en technische gegevens BESS | Duur van de overeenkomst + garantieperiode |
| Verbruiksgegevens | Duur van de overeenkomst + maximaal 2 jaar |
| Nieuwsbrief-abonnees | Tot uitschrijving, daarna maximaal 1 jaar |
| Cookie-data | Zie cookieverklaring (art. 8) |
| Sollicitaties (indien ingediend) | Maximaal 2 jaar na afronding |
Na afloop van deze termijnen worden de gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.
8. Cookies en analyse
Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieen om de werking van de website te garanderen, uw gebruikservaring te verbeteren en analyses uit te voeren.
Wij onderscheiden de volgende categorieen:
- Noodzakelijke cookies: nodig voor de werking van de website (geen toestemming vereist);
- Functionele cookies: onthouden uw voorkeuren;
- Analytische cookies: meten hoe bezoekers onze website gebruiken (bv. Google Analytics);
- Marketingcookies: volgen uw gedrag om gerichte advertenties te tonen (bv. Meta Pixel, Google Ads).
Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij uw voorafgaande toestemming via een cookiebanner. U kan uw voorkeuren op elk moment wijzigen via de cookie-instellingen op onze website.
9. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
SmartSave neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of openbaarmaking. Deze omvatten onder meer:
- beveiligde opslag en transmissie (SSL/TLS-encryptie);
- toegangscontroles en authenticatieprocedures;
- beperkte toegang op een need-to-know-basis;
- regelmatige back-ups;
- overeenkomsten met onze verwerkers met bijbehorende waarborgen;
- training en bewustmaking van onze medewerkers.
In geval van een datalek dat een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zullen wij dit binnen 72 uur melden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, indien vereist, aan u persoonlijk.
10. Uw rechten
Overeenkomstig de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Recht op inzage: u kan een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij over u verwerken;
- Recht op rectificatie: u kan onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren;
- Recht op verwijdering ("vergetelheid"): u kan vragen dat wij uw gegevens verwijderen, binnen de wettelijke grenzen;
- Recht op beperking van de verwerking: in bepaalde gevallen kan u vragen om de verwerking tijdelijk stop te zetten;
- Recht op overdraagbaarheid: u kan uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat opvragen of laten doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke;
- Recht van bezwaar: u kan bezwaar maken tegen een verwerking gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang, en steeds tegen direct marketing;
- Recht om uw toestemming in te trekken: indien de verwerking gebaseerd is op toestemming, kan u deze op elk moment intrekken;
- Recht om geen onderwerp te zijn van een uitsluitend geautomatiseerde beslissing die rechtsgevolgen voor u heeft.
U kan deze rechten uitoefenen door een verzoek (met bewijs van identiteit) te richten aan info@smart-save.be of per post naar ons adres. Wij zullen binnen een termijn van maximaal een maand reageren.
11. Klacht indienen
Als u meent dat SmartSave uw rechten niet respecteert, kan u steeds contact met ons opnemen via info@smart-save.be. Wij bekijken uw klacht graag in eerste instantie zelf.
Daarnaast heeft u het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
12. Wijzigingen aan dit privacybeleid
SmartSave kan dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld om te voldoen aan nieuwe wettelijke vereisten of wijzigingen in onze dienstverlening. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website. Bij wezenlijke wijzigingen zullen wij u actief informeren.
13. Contact
Voor alle vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens:
SmartSave BV
Sint-Hubertstraat 87
9800 Deinze, Belgie
Ondernemingsnummer: 1015.497.948
E-mail: info@smart-save.be
Telefoon: +32 (0) 472 802 675